虚拟会议：抛开会议桌子，让会议更有成效

编辑：小丙资料来源：FineBornChina 发表时间：2014-08-26 15:02

“根据调查显示，至少有30%的人在认为围在一起开会是一件浪费时间的事。”国外关于领导的畅销书作家Tasha Eurich通过对上述现象的研究，对现代企业的会议过程做出了这样的总结：舟车劳顿，赶点赴会；开会时主办方啰嗦近况，进而要求反馈；会议期间，总会有一些无关紧要的话题，而真正需要解决的却讨论不出一个方案来；最后耗上所有时间，甚至还会晚点。这就是现代企业还存在的会议弊端。

而现在，虚拟会议已经开始在各大企业中占据一席之地。通过网络建立起链接端，让大家省时省力，方便快捷。而这，正好弥补“圆桌会议”所呈现出来的弊端。

今天，菁华中国（FineBornChina）就给大家介绍Tasha Eurich所提出的如何让在线会议更有成效的几个小建议。

1.设定明确的预期参与值。虚拟会议很少取得成功的原因是因为没有明确好参与的人数或是临时的通知，这让那些不在线上、出差甚至是陪伴孩子的与会者措手不及。所以需要会议组织者设定好预期参与的人数，或者是提前通知与会者要线上登录，不要只利用电话进行联系。

2.确保做好双向沟通。你必须确保组织好回忆，让其双向通信良好。有人曾提出一个关于“3-12-20”的线上会议原则：对于一个30分钟的会议，开场白只需要三分钟；对于一个60分钟的会议，给与会者12分钟的输入时间；如果本次会议的主要目的就是要想与会者解释一个概念，也必须在地20分钟完成，留下声誉的时间给与会者讨论和提问。

3.“众包”你的意见。在线上会议，你能够在更短的时间内得到更多的反馈。如果在面对面的会议里，你需要在房间里向与会者们征求反馈，并且是逐个征求。不仅严肃且有费时费表情；而在一个虚拟的空间内，你可以把问题变成以聊天的形式进行，让与会者轻松地说出他们的想法，将你的意见“众包”给与会者，最后在总结出有用的信息。省时省力。

4.要学会忍受“沉默”。在任何的虚拟会议中，都将不可避免地出现沉默时刻。在这种情况下，沉默代表着与会者对所讨论的话题犹豫了。这个时候决不能立即用承担协议来填补沉默，需要通过说话或者提出需要修改的问题，引导与会者说话，从而得到有效地回应，巧妙地“忍受”沉默。

5.建立线上社区。有时候，一个团队或者是一个会议的成员都分散在全球各地，要联系起来着实很麻烦。而通过建立一个休闲的线上社区，团队见的成员可以随意进行聊天、交流，让整个队伍拥有一份休闲的心态，也让他们有时间去感受整个队伍间的文化。

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